5 conseils pour réussir son onboarding à distance !

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5 conseils pour réussir son onboarding à distance !

 

L’onboarding signe le top départ de l’expérience collaborateur ! Toujours aussi important, il nécessite néanmoins en cette période inédite quelques ajustements, pour que les nouveaux arrivants s’intègrent au mieux dans votre organisation et ce, malgré la distance.

Dans cet article, Laurène Mayer, HR development partner au Lab RH vous partage quelques conseils issus de la refonte du parcours d’onboarding du Lab RH et ajusté à l’occasion de l’arrivée d’un nouveau collaborateur en CDI : Clément Lemainque, notre nouveau “Startups Ecosystem Manager”.

 

Un pré-boarding ajusté 📝

2 principales actions ont été menées :

1) 2 coups de fil, tout simplement pour le rassurer sur le fait qu’on voulait toujours l’embaucher et lui donner de la visibilité sur l’organisation de l’équipe actuellement (travail à distance, chômage partiel pour certains, etc).

2) Une série d’emails, envoyés à quelques jours d’intervalle en amont de son arrivée et répartis entre les différents membres de l’équipe. Dans ces emails nous lui avons :

  • Proposé d’assister à des webinars du Lab RH s’il avait le temps
  • Validé l’envoi de son matériel informatique et l’accès à sa nouvelle boîte mail
  • Partagé notre trombinoscope afin de lui donner un aperçu de ses futur(e)s collègues. Au-delà des fonctions de chacun, nous l’avons personnalisé pour lui partager les “super-pouvoirs” et goûts de chaque personne 
  • Proposé de télécharger notre application de micro-learning, mais sans lui mettre la pression pour la lecture des contenus !

 

Jour J : fêter son arrivée ! 🥳

Pour sa rentrée des classes, nous avons organisé :

  • Un premier échange dès le matin pour lui souhaiter la bienvenue et lui présenter les grandes lignes du parcours d’onboarding prévu pour lui.
  • Un temps pendant la réunion d’équipe hebdomadaire pendant lequel chaque membre s’est présenté pour rappeler son poste et donner des détails pratiques (jours travaillés / moyens de communication privilégiés…).
  • Une validation de la prise en main des outils pour qu’il puisse être opérationnel rapidement.
  • Une annonce à notre écosystème de l’arrivée de Clément dans l’équipe !

 

Créer du lien avec l’équipe 🔗

Plusieurs types d’échanges ont été prévus :

  • 1 h d’échange avec chaque personne de l’équipe (calé dans les agendas de chacun par la référente onboarding 2 semaines avant son arrivée). Objectif : présenter dans le détail leur poste + donner à Clément leur vision des enjeux de la gestion de l’écosystème startups pour l’aider à appréhender son propre poste. Même si cela demande une mobilisation de toute l’équipe, c’est un moyen efficace de créer le contact et lui éviter la lecture de documents interminables sans interactions humaines !
  • La mise en place de “cafés virtuels” : à l’initiative de Clément nous avons institué 20 min d’échange une à deux fois par semaine avec une seule règle : ON NE PARLE PAS DE BOULOT ! Un bon moyen de remplacer les échanges à la machine à café, d’apprendre à se connaître et de partager les bons plans, comme Iris qui a créé un document collaboratif où chacun ajoute ses noms de films et séries préférés.
  • Les discussions virtuelles sur Slack, où nous lui avons présenté les différentes discussions et nous rendons un maximum disponibles pour lui répondre rapidement.

 

Gamifier son onboarding 📱

Pour l’aider dans la prise en main de son poste, nous avons mis à sa disposition tout un parcours d’onboarding sur notre application de micro-learning. Découverte de la vision du Lab RH, de nos membres, de notre offre de valeur, de l’utilisation de nos outils,… il peut lire à son rythme, pour s’approprier petit à petit les contenus.
La capsule “Tes défis d’onboarding” liste aussi quelques défis et le timing indicatif pour les réaliser. Quelques exemples de “défis” :

  • Présenter à l’équipe plusieurs startups lors de la réunion d’équipe
  • Voir les tutos des outils qu’on utilise le plus
  • Participer à chaque format d’évènements qu’on organise
  • Découvrir tous nos contenus sur une thématique RH

 

Insister sur le suivi personnalisé ✅🔎

Encore plus qu’en temps normal, nous voulons faire le maximum pour qu’il s’intègre facilement

  • Un process d’onboarding ajusté en temps réel : nous avons aussi été transparents avec lui > Il est le “cobaye” de notre parcours d’onboarding à distance ! Il est donc vraiment libre de nous faire des feedbacks pour ajuster le process en continu. 
  • Le rapport d’étonnement : nous avons déjà prévu 1 mois après son arrivée qu’il fasse à toute l’équipe un retour sur ses premières semaines au Lab RH. A nouveau, nous voulons qu’il sache que son avis compte !
  • Sur les conseils de Jonathan Piarrat de Flowbow, nous pensons ajouter le fait que Clément pourra débrieffer 10/15 min avec son N+1 chaque soir pour répondre aux questions bloquantes et maintenir le contact ! 

Pour aller plus loin : 

  • Découvrez ici la liste des startups du Lab RH spécialisées sur l’onboarding.
  • Retrouvez sur notre application de micro-learning Le Lab RH tout un parcours dédié à l’onboarding. Plus d’informations sur notre application, cliquez ici !

 

L’avis de Clément, principal concerné 

“L’onboarding à distance, c’était nouveau pour Le Lab RH comme pour moi, donc je pense qu’aucun de nous ne savait vraiment à quoi s’attendre. Inévitablement, j’appréhendais un peu l’exercice, mais après maintenant 3 semaines au Lab, je peux affirmer que j’ai eu plus de difficultés à faire mon offboarding d’Ubisoft à distance (ne pas faire de vrais “adieux” avec ses collègues) qu’à rejoindre le Lab à distance ! 

Ce que j’ai préféré dans l’onboarding du Lab : le trombinoscope, qui m’a permis d’avoir un aperçu de chacun avant même d’arriver, et le fait d’être en contact avec toute l’équipe et pas seulement avec une personne 🙂

Enfin, si j’ai un conseil pour ceux qui vont commencer à distance, c’est d’essayer de changer une chose dans leur routine. Par exemple, j’avais pour habitude de travailler depuis ma chambre et j’ai déménagé dans ma cuisine ! Ca peut sembler bête, mais avoir une rupture aide à comprendre “psychologiquement” que l’on change de travail.

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